با توجه به فرا رسیدن زمان آماده سازی و صحافی دفاتر اسنادی بر خود لازم دیدم نحوه جمع آوری و چیدمان دفاتر را خدمت همکاران ارجمند معروض بدارم لذا موارد ذیل را در جمع آوری و صحافی دفاتر در نظر داشته باشید:

الف)) دفتر ریز نمرات دبیرستان: یعنی لیست های نمره ای که در پایان هر نوبت توسط دبیران نوشته می شوند و همین لیست ها ملاک اصلی در ثبت نمرات به حساب می آیند. 

این دفتر شامل موارد زیر می باشد:

1) فرم اولیه (پیوستی) از همین وبلاگ قابل بارگیری است. (می توانید آن را با توجه به منطقه خود ویرایش نمایید)

2) لیست هاي نمرات دست نویس نوبت اول، لیست هاي دست نویس نوبت دوم و سپس لیست هاي رایانه ای ( حتما برگ نمرات نهایی چاپ شود) و بعد از آن لیست هاي دست نویس تابستان و در انتها لیست هاي نمرات رایانه ای تابستان ((برای هر درس در مجموع 5 لیست می شود، 3 لیست برای ضمن سال و 2 لیست برای تابستان))، سپس لیست های نمرات مهمان (ارسالی از پایگاه تابستانی ) بعد از لیست های بالا قرار می گیرند، و در نهایت نمرات حوزه نهایی فرم 257 خرداد و بعد از آن شهریور که به تأیید اداره رسیده اند قرار می گیرند.  

توجه 1: برای این که لیست نهایی رایانه ای دارای نمره نهایی باشد ابتدا همه کارنامه ها را تا مرحله نمایش پیش ببرید و موقع چاپ لیست گزینه با نمره را انتخاب نمایید.

توجه 2: ممکن است در درسی (مثلا درس نگارش) هیچ دانش آموزی تجدید نشده نباشد پس مجموع لیست های این درس فقط 3 برگ می باشد، (دست نویس نوبت اول، دست نویس نوبت دوم و لیست  رایانه ای)

توجه 3: طبق استعلامی که از وزارت صورت گرفته است فرم های 257 نیاز به صحافی ندارد اما در بعضی از مناطق سنجش خواستار صحافی شدن این اوراق با بقیه لیست ها می باشد پس طبق روال منطقه خود عمل نمایید.

3) فرم انسداد (پیوستی)

**توجه** اگر تعداد لیست ها به میزانی (بیش از 300 برگ) است که باید در چند جلد صجافی شود می توانید نوع چیدمان را تغییر دهید. مثلا به صورت پایه ای دفاتر را تنظیم نمایید. 

========================

ب)) دفتر ریز نمرات پیش دانشگاهی: (مخصوص مدارس بزرگسالی که دانش آموز چهارم داشته اند) 

**دفتر ریز نمرات پیش مانند سال های قبل جمع آوری و صحافی می شوند.

یعنی) فرم روکش پیوستی، لیست دست نویس نوبت اول، لیست رایانه ای نوبت اول، لیست دست نویس نوبت دوم، لیست رایانه ای نوبت دوم، لیست دست نویس تابستان و لیست رایانه ای تابستان (یک در میان مانند سال قبل) سپس نمرات حوزه نهایی فرم 257 خرداد و بعد از آن شهریور (بستگی به نظر سنجش منطقه دارد) که به تأیید اداره رسیده اند قرار می گیرند. در انتهای دفتر نیز برگ انسداد پیوستی قرار می گیرد.  

+++++++++++++++++++++++++

شماره صفحات در گوشه بالا سمت چپ نوشته می شود. دفتر ریز نمرات دبیرستان نیاز به بند کشی و پلمپ ندارد، اما دفتر پیش باید بند کشی و پلمپ شود.

++++++++++++++++++++++++++ 

ترتیب چیدمان لیست ها: به ترتیب بر اساس پایه، کد درس و شماره کلاس می باشد. یعنی اول پایه دهم بعد پایه یازدهم و سپس پایه دوازدهم. در چیدن پایه دهم اول رشته ریاضی بعد تجربی و انسانی و  ..... و در چیدن رشته ریاضی ترتیب کد دروس رعایت شود و در آخر اگر چند لیست هم کد داشتید براساس شماره کلاس مرتب نمایید.

نکته 1:  به زبان ساده تر، دقیقا به ترتیبی است که از سیستم دانا چاپ می شود لذا به خاطر راحتی کار اصلا احتیاجی نیست که این ترتیب را تغییر دهید. 

نکته 2: بعضی از لیست ها شامل دانش آموزانی هستنند که دارای درس افتاده از سال های قبل می باشند (مثلا دانش آموزانی که در درس زبان انگلیسی 1 نمره تک گرفته اند و اکنون در پایه دهم، یازدهم و یا دوازدهم قرار دارند) ملاک تنظیم این لیست ها کد درسی است که در بالای لیست درج شده است، بنابر این این لیست ها را متناسب با کد درس در محل مناسب قرار دهید.

**** این ترتیب برای لیست های پیش دانشگاهی نیز اعمال می گردد.

ج)) دفتر امتحانات:

توجه: این دفتر به صورت سالانه چاپ و صحافی می شود.

از آن جایی که اطلاعات نمره ای دبیرستان به سامانه امین ارسال می شود لذا همانند سال های گذشته می بایست دفتر امتحانات از امین گرفته شود.

این دفتر به ترتیب شامل:

1-جلد دفتر امتحانات، 

2- فهرست دانش آموزان در دفتر امتحانات (451)، 

3- دفتر امتحانات

4- آمار اجمالی نتایج امتحانات 424

5-  گزارش آمار قبولی دروس در دفتر امتحانات 

6- فرم انسداد دفتر امتحانات (425) 

این دریافت گزارشات برای نوبت تابستان نیز انجام گرفته و در پایان اوراق ضمن سال قرار می گیرند. 

تذکر: در بعضی از مناطق ممکن از بین گزارش ها در ردیف 4 و 5 یکی را انتخاب نمایند. لازم به ذکر است که گزارش ردیف 5 از ردیف 4 کامل تر می باشد.  

نکته: همه این فرم ها را می توانید از سامانه جامع سنجش وزارت آموزش و پرورش (امین) بخش عملیات مدرسه متوسطه دوم قسمت گزارشات دریافت نمایید.

توجه 1: دفتر امتحانات همراه با گزارشات سال چهارم (پیش دانشگاهی) از دانا گرفته می شود. 

چیدمان این دفتر نیز همانند سال قبل انجام می شود.

 *توجه 2* در دفتر پیش تعداد نفرات لیست باید با تعداد دفاتر برابر باشد در غیر این صورت مورد تأیید قرار نمی گیرد.

نحوه شماره گذاری: شماره را در گوشه سمت چپ بالای صفحه زده می شود، شماره نوبت تابستان در ادامه نوبت ضمن سال می باشد. شماره ردیف نیز به صورت سلسله وار در کل دفتر همانند سال قبل زده می شون. اما دقت داشته باشید که تنها دفاتر امتحانی شماره گذاری می شوند و بقیه صفحات نیاز به شماره گذاری ندارند. 

د)) دفتر فارغ التحصیلان: 

دفتر فارغ التحصیلان نیز به صورت سالانه چاپ و صحافی می شود. این گزارشات را ازسامانه جامع سنجش وزارت آموزش و پرورش (امین) بخش پایگاه عملیاتی امین قسمت گزارشها دریافت نمایید. 

این دفتر به ترتیب شامل:

1- فرم جلد دفتر فارغ التحصیلان، 

2- دفتر فارغ التحصیلان، 

3- فرم پنج امضایی نوبت خرداد،  

4- فرم انسداد دفتر فارغ التحصیلان فرم 225

و نیز کلیه فرم های فوق برای دوره تابستانی گرفته و در انتهای دفتر ضمن سال گذاشته می شود.

توجه: اگر مایل باشید همانند سال های پیش از ایجاد امین یک فرم اولیه و یا یک فرم انسداد برای کل دفتر داشته باشید می توانید از همین وبلاگ فرم اولیه (پیوستی)و فرم انسداد دفتر فارغ التحصیلان ( فرم 1 /225)  (پیوستی) دریافت نمایید.

 رنگ دفتر مدارس نظری زرشکی مدارس فنی و کار دانش آبی و پیش دانشگاهی طوسی می باشد. 

نکته پایانی:

مدارسی که دارای دانش آموزان نظام قدیم و جدید هستند (مدارس بزرگسال) در کلیه دفاتر ابتدا لیست های نظام قدیم و سپس لیست های نظام جدید را قرار دهند.

با لمس عنوان ذیل می توانید شیوه نامه ارسالی وزارت در مورد چگونگی انسداد دفاتر را دریافت و مطالعه فرمایید.

برای دریافت دستورالعمل صحافی دفاتر کلیک نمایید