پس از تکمیل نمرات در دانا و گرفتن خروجی مخصوص سامانه امین و دریافت اطلاعات از دانا در سامانه عملیات متوسطه دوم و  انجام محاسبه کارنامه در دو بخش:

 الف) وضعیت مدرسه و

ب) عملیات کارنامه کلی

می توانیم نسبت به دریافت کارنامه کلی اقدام نماییم اما ممکن است نتوانیم برای یک یا تعدادی از دانش آموزان کارنامه کلی دریافت نماییم. علت این امر ممکن دلایل متفاوتی داشته باشد از جمله: کد ملی تکرای، مغایرت شناسنامه و یا نقص سوابق.

برای کسب اطلاع از این خطاها و شناسایی دانش آموزان مورد دار می توان از بخش گزارش های کنترلی بر روی هر عنوان کلیک و سپس کلمه جستجو را لمس نماییم تا خطاهای احتمالی را مشاهده نماییم.

در تصویر بالا گزارش آمار نقص سوابق کارنامه کلی را مشاهد می نمایید.

همان طور که از تصویر مشخص است می توان سال و دوره خطا، عنوان خطا و خود خطا را مشاهده کرد.

از میان گزارشات موجود به شرح گزارش، آمار نقص سوابق کارنامه کلی می پردازیم.

این خطا به دو دسته تقسیم  می گردد:

دسته اول) شامل تغییراتی است که در شناسنامه توسط خود فرد و از مجاری قانونی صورت گرفته است. مثلا تغییر نام ( از بهمن یار به رضا) و یا حذف پسوند نام خانوادگی ( از باقری زاده به باقری).

روش اصلاح: برای اصلاح مورد فوق فقط کافی است که در آخرین دوره درخواست تغییر شناسنامه ثبت و پس از تایید سنجش بر روی ابزار اجرای درخواست کلیک نماییم. در این نوع درخواست همه دوره های موجود در سامانه اصلاح می گردد.

دسته دوم) شامل عدم تطابق مشخصات ثبت شده با اصل شناسنامه می باشد. این نوع اشتباه از طرف شخصی که در مدرسه مشخصات را در سناد ثبت نموده است صورت گرفته است. مثلا بجای (گنجی - کنجی) ثبت کرده است.

روش اصلاح: اما برای اصلاح مورد دوم می بایست برای کلیه دوره هایی که مشخصات اشتباه می باشد درخواست اصلاح ثبت و مورد تایید و اجرا قرار گیرد.

روش ثبت درخواست: برای ثبت درخواست:

الف) از بخش انتخاب دوره مربوطه (مثلا خرداد 99-98) را انتخاب و تیک متوسطه دوم را زده و ذخیره می نماییم.

ب) از قسمت درخواستها بر روی عنوان درخواستهای مدرسه کلیک می نماییم.

ج) در مرحله بر روی کلمه جدید کلیک می نماییم.

د) در پنجره جدید ابتدا نوع درخواست را مشخص و سپس کد دانش آموز را وارد و کلمه جستجو را لمس می نماییم.

ه) با مشاهده اطلاعات دانش آموز مورد نظر، بخشی که اشتباه بوده و قرار است اصلاح شود را ثبت می نماییم. (مثلا نام خانوادگی)

و) در بخش توضیحات، ابتدا نوع توضیحات را مشخص می نماییم.

ز) سپس در بخش متن توضیحات به طور خلاصه دلیل آن را می نویسیم.

ح) از قسمت پیوست تصویر شناسنامه را ضمیمه می نماییم.

ط) در نهایت بر روی عنوان ذخیره درخواست کلیک نمایید.

نکته مهم: اگر دانش آموز جز افراد فارغ التحصیل می باشد حتما باید تیک، دانش آموزان فارغ التحصیل است را انتخاب نماییم تا قادر به مشاهده اطلاعات وی باشیم.

ی) پس از ثبت درخواست ابتدا با سنجش تماس گرفته تا درخواست را تایید نماید.

ک) سپس از قسمت درخواستها، درخواستهای مدرسه را کلیک می نماییم تا کلیه درخواست ها را مشاهده کنیم.

ل) از قسمت اجرای درخواست، درخواست تایید شده از طرف سنجش را اجرا می نماییم تا تغییرات مورد نظر اجرا و اعمال شود.

بعد از تکمیل این فرایند شما باید قادر باشید برای کلیه دانش آموزان کارنامه دریافت نمایید و در ضمن در بخش آمار نقص سوابق کارنامه کلی دیگر نباید هیچ گزارشی را ببینید. برای اطمینان از صحت کار کارنامه دانش آموز را دریافت و مشخصات فردی را بررسی نمایید.

توجه 1: صفحه مشخصات (صفحه مورد نظر) شناسنامه را اسکن نمایید و با پسوند jpg  و یا pdf ذخیره نمایید.

توجه 2: سعی کنید حجم فایلی که ذخیره می نمایید به اندازه ای باشد که سامانه آن را بتواند ذخیره نموده و با خطا مواجه نشود.

توجه 3: اگر دانش آموزی که مغایرت اطلاعات دارد، انتقالی از منطقه ی دیگری است که دسترسی به آن دشوار بوده و نتوانید برای رفع مشکل هماهنگی ایجاد نمایید می توانید درخواست از نوع تغییر شناسنامه برای وی ثبت نمایید تا مشکل بر طرف گردد.