با توجه به این که موضوع برگزاری امتحانات نهایی از حساسیت خاصی برخوردار است لذا توجه همکاران را به موارد ذیل معطوف می دارد:

دانستن این اطلاعات برای کلیه معاونین اجرایی لازم و ضروری است. 

مواردی که می بایست در حوزه اجرا صورت گیرد خود شامل چند بخش می باشد:

 الف) تمهیدات قبل از شروع امتحانات  ب) موارد حین امتحانات   ج) موارد پس از امتحانات

الف) تمهیدات قبل از امتحانات:

1- دریافت بخش نامه ها و مطالعه دقیق آن ها 2- آماده سازی کامل محیط برگزاری امتحانات (نور - سرمایشی - صندلی دسته دار به مقدار کافی (چپ و راست دست) 3- نصب پلاکارد در محل ورودی آموزشگاه (با عنوان محل برگزاری امتحانات نهایی حوزه .... {شماره حوزه} مثلا 6) 4- تعیین محل مشخصی برای قرار دادن کیف دستی - دست نوشته - چادر و (احیاناً تلفن همراه) 5- نصب بخش نامه تلخفات، استفاده از ماشین حساب در جاهای مختلف، جهت رؤیت دانش آموزان 6- نصب مشخصات عوامل اجرایی حوزه در ابتدایی ورودی حوزه 7- دریافت ملزومات برگزاری امتحانات از مسول سنجش 8- صدور ابلاغ و مهمور کردن آن توسط اداره برای عوامل اجرایی حوزه (منشی، مراقب، خدمتگزار و نگهبان) 9- برگزاری جلسه هماهنگی با عوامل اجرایی و در اختیار قرار دادن یک نسخه از شرح وظایف هر یک از عوامل جهت مطالعه و آشنایی به وظایف خود 10- دریافت لیست و آلبوم مدارس زیر مجموعه تا یک یا دو روز قبل از شروع امتحانات 11- تفکیک لیست های ارسالی از طرف مدارس بر اساس درس 12- مرتب نمودن لیست های ارسالی از طرف مدارس بر اساس شماره کارت (به منظور راحتی کار و جلو گیری از اشتباه) 13- دریافت پاسخ نامه یک روز قبل از امتحان از سنجش 14- شماره گذاری پاسخ نامه های دریافتی بر اساس لیست های آن درس. شماره ها با خودکار قرمز و خوانا بر روی پاسخ نامه ها نوشته می شود (اگر پاسخ نامه چند برگ است بر روی همه برگ ها باید شماره تکرار شود). 15- بررسی مجدد پاسخ نامه ها با لیست. (برای این که شخصی از قلم نیفتاده باشد و یا شماره ای {برگ پاسخ نامه} تکراری نباشد). 16- مهر کردن تمام پاسخنامه ها با مهر اسمی رئیس حوزه با استامپ آبی (مهر باید طوری زده شود که فقط در قسمت سربرگ قرار گیرد) 17- چیدن پاسخ نامه ها به ترتیب شماره بر روی صندلی ها 18- نوشتن راهنمای شماره صندلی برای دانش آموزان (مثلا از شماره چند تا چند داخل سالن، راهرو، کلاس یا ....) 19- نسب برچسب مراقبین (مراقب شماره 1، 2 ...) بر روی دیوار در محل استقرار آن ها 20- تهیه پوشه های مربوطه و نوشتن عنوان بر روی هر یک (اعم از: ابلاغ مراقبین، شرح وظایف اعضاء ؛رئیس حوزه، منشی و مراقب؛، صورت جلسه و نمون برگ های لازم) توجه: در زمان برگزاری امتحان کلیه موارد بند 20 باید در روی میز منشی قرار داشته باشند.

ب) موارد حین امتحانات:

21- حضور اعضاء حوزه نیم ساعت قبل از شروع امتحان در حوزه 22- معمولا ۱۰ دقیقه قبل از شروع امتحان مشخصات مربوطه روی پاکت باید نوشته شده و همه اعضاء حوزه امضاء نمایند سپس درب پاکت باز شود. 23- قبل از ورود دانش آموزان و شروع امتحان مراقبین باید در محل خود مستقر شوند. 24- کارت دانش آموزان باید بر روی سینه آن ها نصب باشد. مراقبین نیز باید کارت خود را نصب نمایند. 25- دانش آموزان باید از زدن هر گونه علامت؛ لاگ غلط گیر، شکل و یا نوشتن با چند خود کار با رنگ متفاوت پرهیز نمایند. (طبق آیین نامه تخلف است) 26- رنگ خودکار نوشتاری باید آبی باشد. (زیرا از مشکی برای داوری در حوزه تصحیح استفاده می شود) 27- بلافاصله بعد از تقسیم برگه ها صورت جلسه امتحان که سه نسخه می باشد توسط منشی نوشته می شود. (موارد اولیه اعم از: تاریخ، زمان شروع، نام درس، نام مراقبین و ...) 28- یک ربع بعد از شروع امتحان پاسخ نامه غایبین به ترتیب شماره باید توسط منشی جمع آوری شوند. 29- پس از جمع آوری، با خودکار قرمز  کلمه غایب به صورت درشت در سربرگ غایبین نوشته شده (در صورت تمایل می توانید نام غایبین را نیز در سربرگ بنویسید) و در قسمت وضعیت حضور غیاب حرف غ نوشته می شود. 30- بلافاصله صورت جلسه امتحانات ( نمون برگ شماره 9 و 1- 9 ) را با خط خوانا، دقیق و - بدون قلم خوردگی تنظیم نموده، اسامی و شمارة داوطلبی تمامی غایبین در صورت جلسه امتحانات با دقّت تمام قید و سپس دوباره آن را کنترل نماید که اشتباهی رخ نداده باشد (اسامی غایبین باید به ترتیب شماره کارت آن ها نوشته شود) 31- هیچ دانش آموزی تا قبل از اتمام کار ناظر حق خروج از جلسه امتحان را ندارد. 32- به هیچ وجه هیچ دانش آموزی توسط مراقبین جابجا نشود (فقط با آرامی شماره کارت وی یاداشت و به رئیس حوزه جهت پیگیری داده می شود). 33- ثابت ماندن مراقبین در محل تعیین شده و عدم صحبت با ممتحنین و یا مراقبین دیگر.

 ج) موارد پس از امتحانات:

34- کلیه برگ ها پس از جمع آوری و خروج دانش آموزان توسط مراقبین با خودکار سبز بسته می شوند. (اگر تصحیح الکترونیکی باشد نیاز به بستن ندارد) 35- مرتب نمودن اوراق امتحانی بر اساس شماره از کوچک به بزرگ 34- شمارش اوراق حاضرین و تجمیع با تعداد غایبین (تا از لحاظ تعداد مشکلی نباشد) 36- تکمیل کردن صورت جلسه در مرحله سوم نوشتن تعداد حاضرین تعداد نفر برگ و تعداد اوراق 37- امضای هر سه نسخه صورت جلسه توسط عوامل (تمام امضاها می بایست زنده باشد یعنی از برگ پلی کپی استفاده نشود) 36- پس از اطمنان از درستی کار مدارک مورد نیاز در پاکت مخصوص گذاشته شده و مهر و چسب می شود. 

مدارکی که باید در پاکت گذاشته شوند شامل: الف) کلیه پاسخ نامه ها ب) سه نسخه صورت جلسه ج) سربرگ غایبین د) لیست شرکت کنندگان در امتحان ه) یک نمونه سوال و) پاکت باز شده محتوی سوالات