درس نهم اکسل:
🌸مرتب کردن سلول ها بر اساس ترتیب الفبا یا مقدار عددی:
💧 فرض کنید صفحه ای که دارای اطلاعات متفاوتی است را تهیه کرده اید حال می خواهید این اطلاعات را بر اساس بخش های متفاوتی که وجود دارد مرتب نمایید مثلا بر اساس ردیف، نام، نام خانوادگی و ...... برای انجام این کار با استفاده از ابزار Sort که در تب Data بخش Sort & Filter قرار دارد انجام میدهیم.
⚡️تذکر مهم: قبل از انجام این عمل بر روی فایل اصلی خود بهتر است یک کپی از آن گرفته تا در صورت خطا و تغییرات ناخواسته فایل اصلی را داشته باشید.
💧 بخش Sort & Filter در دو قسمت قابل دست رسی است الف) تب Home ب) تب Data.
شرح موارد مختلف موجود در این بخش:
💧 شکل (A@Z) برای مرتب کردن (عدد یا حرف) از کوچک به بزرگ.
💧 شکل (Z@A) برای مرتب کردن (عدد یا حرف) ازبزرگ به کوچک.
💧 با کلیک بر روی عنوان Sort که شامل هر دو عنوان فوق می باشد پنچره جدیدی را که دارای امکانات بیشتری می باشد، در اختیار شما قرار می دهد، که می تواناید با توجه به نیاز خود از آن استفاده نمایید.
💧 ابزار فیلتر برای فیلتر نمودن ستون ها می باشد. این فیلتر کردن می تواند امکانات گوناگونی در اختیار شما قرار داده و سریع تر شما را به اهدافتان برساند.

درس دهم اکسل:
🔆برای این که بتوانید داده های خود را مرتب نمایید ابتدا باید تصمیم بگیرید که نیاز به مرتب کردن چه چیزی است آیا فقط یک ستون، چند ستون یا تمامی ستون ها یا حتی چندین سلول. با توجه به این مطلب می توانید روش های مختلفی را برای مرتب کردن به کار ببرید.
🔅برای انجام این کار به موارد ذیل توجه فرمایید:
💧 مرتب کردن (Sort) با استفاده از ابزار فیلتر:
قبل از این که به مرتب سازی بخش های مورد نظر خود بپردازید می توانید یک بار بر روی ابزار فیلتر کلیک نمایید و بعد به ادامه کار بپردازید. حسن این کار در این است که ❗️الف) ردیف خود عناوین تغییر نمی کنند (عنوان ها همیشه در بالا قرار می گیرند). ❗️ب) می توان با فیلتر کردن و انتخاب موضوعات هر ستون آن را به صورت مجزا مرتب نمود.
{چگونگی استفاده از فیلتر خود نیاز به یک جلسه دارد}
💧 مرتب کردن (Sort) بدون استفاده از ابزار فیلتر:
وقتی از ابزار فیلتر استفاده نشود اگر محتویات دارای عنوان باشند، جای عنوان ها نیز تغییر می کند.
💧 با انتخاب چندین سلول از چند ردیف و کلیک بر روی عنوان A/Z یا Z/A خواهید دید که چینش آن ها تغییر کرده و مرتب می شوند بدون این که تغییری در سلول های انتخاب نشده ایجاد شود.
توجه: در این مورد ملاک چینش اولین سلولی است که انتخاب می نمایید.
💧 با انتخاب چندین ستون و کلیک بر روی عنوان A/Z یا Z/A باز هم خواهید دید که چینش آن ها تغییر کرده و مرتب می شوند بدون این که تغییری در ستون های انتخاب نشده ایجاد شود.
💧 حالت بعد این است که بدون انتخاب قسمتی روی عنوان (Sort) (که شامل هر دوA/Z یا Z/A می باشد) پنجره جدیدی در اختیار شما قرار می دهد که می توانید به انتخاب گزینه مورد نظر خود بپردازید. اگر مطالب شما دارای عنوان باشد در قسمت (Sort by) قابل دیدن می باشد اما اگر عنوان نداشته باشد، عنوان ستون ها یعنی A,B.C,… قابل مشاهده است تا به انتخاب گزینه مورد نظر بپردازید. قسمت دوم عنوان (Values) و قسمت سوم عنوان (A to Z و Z to A) را در بر می گیرد. جزئیات دیگر نیز قابل بررسی است.
💧 اما با انتخاب یک ستون یا چندین سلول از یک ستون و کلیک بر روی عنوان A/Z یا Z/A پنجره جدیدی برای شما باز می شود که باید گزینه مورد نظر خود را انتخاب نمایید. این پنجره شامل دو عنوان برای انتخاب می باشد:
✅الف) عنوان (Expand the selection) با انتخاب این گزینه چینش سایر ستون ها با این که انتخاب نشده اند نیز تغییر می کند.
✅ب) عنوان (Continue with the current selection) با انتخاب این گزینه تنها قسمت های انتخاب شده مرتب می شوند بدون تغییر در سایر بخش ها.

درس یازدهم اکسل :
🔆 معرفی ابزار فیلتر در اکسل (Filter)
💧 در صورت تبدیل داده ها به جدول، به صورت خودکار ابزار فیلتر در بالای هر ستون قرار میگیرد، برای غیر فعال کردن ابزار فیلتر قرار گرفته در بالای جداول و همچنین برای قرار دادن ابزار فیلتر در بالای ستون داده های غیر جدول میتوان از تب Data و در گروه Sort & Filter بر روی آیکون فیلتر کلیک کرد و یا در تب Home در گروه Editing و در منوی Sort & Filter ابزار Filter را انتخاب نمود (همچنین، فشردن کلید Ctrl + Shift + L ابزار فیلتر در اکسل را فعال/ غیر فعال میکند)، پس از فعال کردن ابزار فیلتر در اکسل دکمه Drop Down فیلتر در بالای ستون ها قرار داده میشود.
💧 برای درک بهتر کاربرد ابزار فیلتر در اکسل، ادامه آموزش را با یک مثال دنبال میکنیم. داده های جدولی را که مثلا از سناد گرفته اید در نظر بگیرید، این خروجی دارای بخش های متفاوتی است: نام و نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولد، کد ملّی، محل تولد و ........ بعضی از این سلول ها شامل حروف و اعداد می باشند و هم چنین بعضی از سلول ها ممکن است دارای رنگ باشند، با

🔆 توجه به موارد بالا به مطالب ذیل توجه نمایید:
💧 پس از قرار دادن ابزار فیلتر برای هر ستون یک Drop Down فیلتر قرار داده شده است، ستون هایی (Field) که دارای داده های عددی می باشند (یا بیشتر داده های آن عددی می باشد) منوی Number Filters در آنها قرار دارد و برای ستون هایی که داده های متنی دارند منوی Text Filters قرار گرفته است، از آنجایی که سطرهای جدول در مثال بالا می تواند دارای رنگ های متفاوتی باشند برای فیلتر کردن سطرها بر اساس رنگ آن ها منوی Filter Color در Drop Down فیلتر قرار گرفته است.
💧 در منوی Drop Down باز شده، برای فیلتر کردن جدول بر اساس رنگ سطر ها کافیست بر روی گزینه Filter by Color کلیک نمایید و رنگ مورد نظر برای نشان داده شدن را انتخاب کنید. علاوه بر این، همانطور که در شکل نشان داده شده است، تمام آیتم های موجود در فیلد مورد بررسی فیلد Item Name در قسمت پایین منوی Drop Down لیست شده اند، با استفاده از باکس Search در بالای لیست مزبور میتوانید یک آیتم خاص را جستجو نمایید، در کنار هر کدام از آیتم ها یک چک باکس (Check Box) قرار گرفته است، برای فیلتر کردن داده ای خاص می توان به صورت دستی تیک چک باکس را حذف کرد، در این صورت آیتم مورد نظر فیلتر شده و دیگر نشان داده نمی شود.
💧 برای فیلتر کردن داده های متنی فیلد انتخاب شده، گزینه Text Filter را انتخاب می کنیم، منوی Text Filter در فیلتر در اکسل دارای گزینه های زیر است:
📍گزینه Equals: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که برابر با مقدار (رشته متنی) مورد نظر ما میباشد را فیلتر میکند.
📍گزینه Does Not Equal: تمام آیتم هایی که با مقدار (رشته متنی) مورد نظر ما برابر میباشند را فیلتر میکند.
📍گزینه Begins With: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که با رشته متنی مورد نظر ما شروع میشوند را فیلتر میکند.
📍گزینه Ends With: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که با رشته متنی مورد نظر ما تمام میشوند را فیلتر میکند.
📍گزینه Contains: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که رشته متنی مورد نظر ما را شامل میشوند فیلتر میکند.
📍گزینه Does Not Contain: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که رشته متنی مورد نظر ما را شامل نمیشوند فیلتر میکند.
📍گزینه Custom Filter: در این حالت تمام شرط های بالا را میتوان به صورت ترکیبی AND و ORبه کار برد.
💧 برای فیلد هایی که بیشتر داده های آنها عددی میباشد گزینه ی Number Filter فعال است، منوی Number Filter در فیلتر در اکسل دارای گزینه های زیر است:
📍گزینه Equals: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که برابر با مقدار مورد نظر ما میباشد را فیلتر میکند.
📍گزینه Does Not Equal: تمام آیتم هایی که با مقدار مورد نظر ما برابر میباشند را فیلتر میکند.
📍گزینه Greater Than: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که بزرگتر از مقدار مورد نظر ما باشند را فیلتر میکند.
📍گزینه Greater Than or Equal to: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که بزرگتر مساوی مقدار مورد نظر ما باشند را فیلتر میکند.
📍گزینه Less Than: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که کوچکتر از مقدار مورد نظر ما باشند را فیلتر میکند.
📍گزینه Less Than or Equal to: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که کوچکتر مساوی مقدار مورد نظر ما باشند را فیلتر میکند.
📍گزینه Between: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که بین دو مقدار مورد نظر ما باشند را فیلتر میکند. گزینه Not Between را میتوان در قسمت Custom ایجاد کرد.

درس دوازدهم اکسل :
💧 شاید برای شما هم پیش آمده باشد که اداره از شما مثلا لیست دانش آموزان را برای بیمه یا موارد دیگر خواسته باشد، اما جدولی که اداره فرستاده با لیست دانش آموزانی که قبلا تهیه کرده اید تفاوت های داشته باشد مثلا در لیست شما نام و نام خانوادگی در یک سلول است اما در جدول اداره در دو سلول و یا بر عکس. حال سوال این است که شما برای هماهنگ کردن این دو با هم چه کاری انجام می دهید؟ آیا تک تک سلول ها را با هم ترکیب و یا از هم جدا می کنید؟ چه تعداد افراد کم و یا زیاد باشند این کار عاقلانه به نظر نمی رسد.
💧 اکسل دارای ابزارهای بسیار فراوانی است که بهتر است برای راحتی انجام کار با آن ها آشنا شوید. در ذیل به دو مورد آن پرداخته می شود.
🌸الف) جدا سازی کلمات: (نام از نام خانوادگی، تاریخ تولد روز، ماه، سال) برای این کار دو روش وجود دارد:
روش اول (استفاده از ابزار اکسل)
💧 کل ستون یا سلول مورد نظر را انتخاب کنید. (یا مجموعه‌ای از سلول‌ها با این خاصیت)
💧 روی منوی Data کلیک کنید.
💧 از قسمت Data Tools روی ابزار Text to Columns کلیک کنید.
💧 در این قسمت گزینه‌ی Delimited رو انتخاب کنید و next رو کلیک کنید.
💧 در این قسمت علامت جداکننده‌ی مورد نظر رو انتخاب کنید وروی Next کلیک کنید. (علامت های که می توانید تیک بزنید شامل تب، نقطه و ویرگول، ویرگول، فاصله) اگر علامت دیگری باشد (مثل - . /) که قابل انتخاب نباشد به صورت دستی روبروی گزینه (other) «دیگر» نوشته می شود.
💧 در قسمت Destination اولین ستونی که می‌خواهید کلمات تفکیک شده قرار بگیرند را انتخاب کنید.
💧 در نهایت روی دکمه‌ی Finish کلیک کنید.
❇️نکته مهم: مورد (6) یعنی این که شما می توانید ستون یا سلول خالی مورد نظر خود را انتخاب نمایید تا کلمات جدا شده در آن قرار بگیرند. اما می توانید این مورد را نادیده بگیرید ولی در این صورت باید به تعداد کلماتی که قرار است جدا شوند ستون یا سلول خالی وجود داشته باشد؛ در غیر این صورت جایگزین نوشته های موجود دیگر می شود.
مثال: برای جدا کردن اسم (محمد علی اسفندی فر) باید 4 سلول خالی روبروی آن وجود داشته باشد.
💧 روش دوم (استفاده از توابع)
چون کار کردن با این تابع مقداری پیچیده است پیشنهاد این است که خود شما به دنبال یادگیری آن باشید.
🌸ب) ترکیب کردن کلمات: (نام از نام خانوادگی، تاریخ تولد روز، ماه، سال) برای این کار نیز دو روش وجود دارد:
💧روش اول (استفاده از ابزار اکسل)
💧 سلول خالی مورد نظر را انتخاب کنید.
💧 روی منوی Formulas کلیک کنید.
💧 روی گزینه Insert Function کلیک نمایید.
💧 در پنجره جدید گزینه CONCATENATE (بهم پیوستن) را انتخاب نمایید.
💧 حال در قسمت Text1 روی سلول مورد نظر کلیک کنید. (سلول نام)
💧 در قسمت Text2 دکمه space را بزنید تا یک فاصله ایجاد شود.
💧 در قسمت Text3 روی سلول مورد نظر کلیک کنید. (سلول نام خانوادگی)
💧روش دوم (استفاده از توابع)
🌸در این روش می توانید روی سلول مورد نظر (مثلا C1) کلیک کرد و این فرمول را نوشت، در این فرمول فرض بر این است که نام در سلول (A1) و نام خانوادگی در سلول (B1) قرار دارد.

(CONCATENATE(A1;" ";B1=

🌸و یا می توانید از فرمول زیر نیز استفاده نمایید: در این فرمول فرض بر این است که نام در سلول (A2) و نام خانوادگی در سلول (B2) قرار دارد.

A2&" "&B2=

✳️توجه ویژه: با توجه به این که چه سلول های تفکیکی و چه ترکیبی در این بخش همگی دارای فرمول می باشند در دو حالت قابل استفاده نمی باشند: الف) اگر سلول های که برای ترکیب یا تفکیک استفاده شده اند حذف شوند. ب) اگر سلول های ترکیب یا تفکیک شده را کپی و در صفحه ی دیگری پیست نمایید.
راه حل: برای این که با این مشکل روبرو نشوید سلول (های) بدست آمده را کپی نموده و با کلیک راست در سلول (های) جدید گزینه (Paste Especial) را زده و گزینه (Values and number formats) را انتخاب و تأیید نمایید.

برچسب‌ها: آموزش اکسل, مرتب کردن سلول, فیلتر, جدا سازی کلمات